Polityka prywatności

§ 1 Administrator danych

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Viromo Jakub Paśnik, jednoosobowa działalność gospodarcza, Rynek Główny 28, 31-010 Kraków, NIP 5512645139, wpis do CEIDG.
2. Z administratorem mogą się Państwo skontaktować przez adres email jakub@viromo.pl albo telefonicznie pod numerem +48 788 420 200.
3. Strona administratora jest dostępna pod adresem www.viromo.pl.
4. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
5. Główna działalność Viromo nie polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę ani na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych wskazanych w art. 9 ust. 1 RODO.
6. Nie wystąpiły przesłanki określone w art. 37 ust. 1 RODO.

§ 2 Cele, podstawy i okresy przetwarzania

1. Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeżeli występuje co najmniej jedna podstawa prawna. W działalności Viromo stosowane są podstawy dotyczące zgody, działań przed zawarciem umowy, wykonania umowy, obowiązku prawnego oraz prawnie uzasadnionego interesu administratora.
2. Dane są przetwarzane tylko w zakresie potrzebnym do określonego celu.

Odpowiedź na zapytanie

3. W związku z Formularzem kontaktowym administrator może przetwarzać imię, adres email, adres sklepu, treść wiadomości, numer telefonu oraz wybrany wariant zapytania.
4. Numer telefonu i wariant zapytania są dobrowolne.
5. Dane są przetwarzane w celu przyjęcia zapytania, przygotowania odpowiedzi, przeprowadzenia wstępnej analizy oraz przygotowania wyceny.
6. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przetwarzanie jest potrzebne do podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy.
7. Jeżeli zapytanie nie doprowadzi do zawarcia umowy, dane są przechowywane do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu. Po tym terminie są usuwane.

Realizacja Umowy

8. W związku z Audytem, Wdrożeniem albo Opieką nad sklepem administrator może przetwarzać nazwę firmy, NIP, adres, dane osoby upoważnionej, dane kontaktowe, dane techniczne sklepu oraz informacje przekazane w toku realizacji usługi.
9. Dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania Umowy, realizacji usługi, kontaktu z Klientem, wystawienia faktury i rozliczenia wynagrodzenia.
10. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie wykonania Umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków podatkowych i rachunkowych.
11. Dane zawarte w dokumentacji rozliczeniowej są przechowywane przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę.

Marketing bezpośredni

12. W związku z marketingiem bezpośrednim administrator może przetwarzać publicznie dostępne dane firmy, adres email, nazwę firmy i wynik wstępnej analizy strony.
13. Źródłem danych mogą być CEIDG, KRS albo publiczna strona internetowa firmy.
14. Celem przetwarzania jest marketing bezpośredni usług Viromo.
15. Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest marketing bezpośredni. Motyw 47 RODO wskazuje, że przetwarzanie danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego może być uznane za działanie wykonywane w prawnie uzasadnionym interesie.
16. Zgoda na komunikację handlową jest wymagana zgodnie z art. 398 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej. W cold mailingu do publicznych skrzynek służbowych firm zgoda jest interpretowana w świetle motywu 47 RODO.
17. Każdy odbiorca może w dowolnym momencie zażądać zaprzestania kontaktów.
18. Dane są przechowywane do czasu wniesienia sprzeciwu albo przez 12 miesięcy, jeżeli odbiorca nie odpowie na wiadomość.
19. Odpowiedź „STOP” powoduje wpisanie adresu na listę wykluczeń w ciągu 24 godzin.

Analityka bez plików cookies

20. Administrator korzysta z Cloudflare Web Analytics.
21. Narzędzie służy do prowadzenia zagregowanej statystyki odwiedzin, w tym pomiaru liczby wejść, odwiedzanych podstron, kraju oraz rodzaju przeglądarki i urządzenia.
22. Pomiar jest prowadzony bez plików cookies, bez identyfikatorów użytkownika i bez fingerprintingu.
23. Celem przetwarzania jest ocena działania Strony i jej popularności w ujęciu zbiorczym.
24. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest prowadzenie zagregowanej statystyki odwiedzin i rozwijanie Strony.

Google Analytics 4 i pomiar reklam

25. Po wyrażeniu przez Państwa zgody Strona korzysta z Google Analytics 4 oraz narzędzi Google Ads.
26. Przed wyrażeniem zgody tagi Google Analytics 4 i Google Ads nie są ładowane.
27. Zakres danych może obejmować identyfikatory plików cookies i pamięci lokalnej, odwiedzane podstrony, informacje o sesji, kliknięcie w reklamę, wejście na stronę podziękowania, adres IP oraz dane przeglądarki i urządzenia.
28. Google Analytics 4 służy do analizy sposobu korzystania ze Strony oraz pomiaru ruchu z kampanii.
29. Google Ads służy do pomiaru skuteczności reklam, zliczania konwersji i prowadzenia remarketingu.
30. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
31. Podstawą zapisywania informacji w urządzeniu albo uzyskiwania do nich dostępu jest zgoda, o której mowa w art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej.
32. Zgodę mogą Państwo wycofać w każdym czasie przez „Ustawienia cookies” dostępne w stopce Strony.
33. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
34. Okresy działania poszczególnych plików są wskazane w Polityce cookies.

Bezpłatny skan sklepu

35. W związku z bezpłatnym skanem administrator może przetwarzać adres sklepu, wynik automatycznego skanu oraz skrót kryptograficzny adresu IP.
36. Skrót adresu IP jest tworzony przy użyciu SHA 256 z solą. Adres IP nie jest zapisywany w postaci jawnej.
37. Celem przetwarzania jest wykonanie automatycznego sprawdzenia wskazanego sklepu oraz ograniczenie liczby sprawdzeń do trzech w ciągu 24 godzin dla jednego adresu.
38. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie wykonania skanu na Państwa żądanie.
39. Podstawą przetwarzania skrótu adresu IP jest także art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest ochrona usługi przed nadużyciami.
40. Skrót adresu IP jest przechowywany do 24 godzin.
41. Wynik skanu i adres sklepu są przechowywane do 12 miesięcy.

Lista oczekujących na abonament Opieka 360

42. W związku z zapisem na listę oczekujących administrator przetwarza adres email, informację o wybranym abonamencie, treść i wersję zgody, datę zgody, datę potwierdzenia albo wypisania oraz skrót kryptograficzny adresu IP.
43. Celem przetwarzania jest wysłanie jednej wiadomości z prośbą o potwierdzenie zapisu, a po potwierdzeniu wysłanie wiadomości o tym, że abonament Opieka 360 można zamówić w panelu.
44. Podstawą przetwarzania jest zgoda, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wiadomość o możliwości zamówienia abonamentu jest wysyłana na podstawie zgody, o której mowa w art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej.
45. Podstawą przetwarzania skrótu adresu IP jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest ochrona formularza przed nadużyciami. Skrót jest przechowywany do 24 godzin.
46. Zapis niepotwierdzony jest usuwany po 30 dniach. Zapis potwierdzony jest przechowywany do wycofania zgody.
47. Zgodę mogą Państwo wycofać w każdej chwili przez link z wiadomości albo przez wiadomość wysłaną na adres jakub@viromo.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
48. Po wycofaniu zgody informacja o zgodzie i jej wycofaniu jest przechowywana przez 12 miesięcy w celu wykazania zgodności przetwarzania z prawem. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Referencje i materiały marketingowe

49. Administrator może przetwarzać imię i nazwisko albo inicjały osoby udzielającej opinii, nazwę firmy, adres strony albo sklepu, ocenę w skali od 1 do 5, treść opinii oraz logotyp firmy.
50. Celem przetwarzania jest prezentowanie doświadczenia Viromo na Stronie i w materiałach ofertowych.
51. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda udzielona na piśmie albo w formie dokumentowej, w tym przez zaznaczenie pola zgody w formularzu na stronie Opinie po współpracy.
52. Dane są przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.
53. Po cofnięciu zgody administrator usuwa materiał ze Strony w ciągu siedmiu dni.
54. Opinię z formularza administrator otrzymuje wiadomością e-mail i przed publikacją sprawdza, czy pochodzi od klienta, porównując adres sklepu, imię i nazwisko z dokumentacją zleceń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest publikowanie wyłącznie opinii klientów.
55. Opinia, która nie zostanie opublikowana, jest usuwana w ciągu 30 dni od jej otrzymania.

§ 3 Profilowanie i remarketing

1. Bez Państwa zgody Strona nie korzysta z Google Analytics 4, Google Ads ani remarketingu.
2. Po wyrażeniu zgody Google może przetwarzać dane do analizy odwiedzin, pomiaru konwersji, tworzenia list remarketingowych i wyświetlania reklam.
3. Działania te mogą obejmować profilowanie na potrzeby reklamy.
4. Profilowanie nie wywołuje wobec Państwa skutków prawnych ani innych podobnie istotnych skutków w rozumieniu art. 22 RODO.
5. Zgodę mogą Państwo wycofać w każdym czasie.
6. Mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego, zgodnie z art. 21 ust. 2 i 3 RODO.

§ 4 Odbiorcy danych

1. Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym, z którymi administrator zawarł umowy powierzenia zgodnie z art. 28 RODO.
2. Cloudflare, Inc. świadczy usługi hostingu, CDN i zagregowanego pomiaru odwiedzin. Cloudflare może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych.
3. Resend świadczy usługę wysyłania wiadomości z Formularza kontaktowego, wiadomości z formularza opinii oraz wiadomości z prośbą o potwierdzenie zapisu na listę oczekujących. Resend może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych.
4. Google Ireland Limited może przetwarzać dane w związku z Google Analytics 4 i pomiarem konwersji, wyłącznie po wyrażeniu zgody.
5. Google Ireland Limited i Google LLC mogą działać jako odrębni administratorzy w zakresie remarketingu i tworzenia list odbiorców, wyłącznie po wyrażeniu zgody.
6. Supabase Inc. dostarcza infrastrukturę bazy danych dla bezpłatnego skanu i listy oczekujących. Dane są przetwarzane na serwerach w Unii Europejskiej, we Frankfurcie.
7. OVH SAS świadczy usługę serwera, z którego wysyłane są wiadomości z prośbą o potwierdzenie zapisu na listę oczekujących.
8. Dostawca poczty elektronicznej może przetwarzać dane potrzebne do obsługi korespondencji.
9. Biuro rachunkowe może przetwarzać dane znajdujące się na fakturach i w dokumentacji rozliczeniowej.
10. Dane mogą zostać udostępnione organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

§ 5 Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Cloudflare i Resend mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych.
2. Po wyrażeniu zgody dane mogą być przekazywane także do Google LLC w Stanach Zjednoczonych.
3. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może odbywać się na podstawie standardowych klauzul umownych, zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.
4. Stosowane mogą być standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji 2021/914.
5. Kopię obowiązujących klauzul oraz informacje o podstawach transferu mogą Państwo otrzymać po przesłaniu żądania na adres jakub@viromo.pl.

§ 6 Państwa prawa

1. Mają Państwo prawo dostępu do danych, zgodnie z art. 15 RODO.
2. Mają Państwo prawo do sprostowania danych, zgodnie z art. 16 RODO.
3. Mają Państwo prawo do usunięcia danych, zgodnie z art. 17 RODO.
4. Mają Państwo prawo do ograniczenia przetwarzania, zgodnie z art. 18 RODO.
5. Mają Państwo prawo do przenoszenia danych, zgodnie z art. 20 RODO.
6. Mają Państwo prawo do sprzeciwu, zgodnie z art. 21 RODO.
7. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, mają Państwo prawo cofnąć zgodę w dowolnym momencie, zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO.
8. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
9. W celu wykonania swoich praw mogą się Państwo skontaktować pod adresem jakub@viromo.pl.
10. Administrator odpowiada na żądanie w terminie miesiąca od jego otrzymania, zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO.
11. Mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Dane organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

§ 7 Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 ust. 1 RODO.
2. Połączenie ze Stroną jest szyfrowane przy użyciu HTTPS i TLS.
3. Nośniki zawierające dane Klientów są szyfrowane.
4. Dostęp do danych jest ograniczony do osób, które potrzebują go do wykonania swoich obowiązków.
5. Oprogramowanie serwera i stacji roboczej jest regularnie aktualizowane.
6. Strona korzysta z nagłówków bezpieczeństwa HTTP, w tym HSTS, CSP, X Frame Options i Referrer Policy.
7. Dostęp do hostingu, poczty i narzędzi analitycznych jest chroniony uwierzytelnianiem dwuskładnikowym.
8. W razie naruszenia ochrony danych administrator dokonuje zgłoszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, jeżeli zgłoszenie jest wymagane przez art. 33 ust. 1 RODO.
9. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osoby, administrator zawiadamia tę osobę zgodnie z art. 34 ust. 1 RODO.
10. Administrator dokumentuje naruszenia zgodnie z art. 33 ust. 5 RODO.

§ 8 Pliki cookies i podobne technologie

1. Strona korzysta z pamięci lokalnej przeglądarki w celu zapisania Państwa decyzji dotyczącej zgody.
2. Niezbędny zapis decyzji nie wymaga zgody, zgodnie z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej.
3. Google Analytics 4 i Google Ads są uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody, zgodnie z art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej.
4. Zgodę mogą Państwo zmienić albo cofnąć przez „Ustawienia cookies” dostępne w stopce Strony.
5. Pełna lista używanych plików i technologii znajduje się w Polityce cookies pod adresem https://www.viromo.pl/polityka-cookies/.

§ 9 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Administrator nie podejmuje wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo wpływały na Państwa w podobnie istotny sposób.
2. Po wyrażeniu zgody Google może prowadzić profilowanie na potrzeby analityki i reklamy. Profilowanie to nie stanowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

§ 10 Obowiązek podania danych

1. Podanie danych w Formularzu kontaktowym jest dobrowolne.
2. Podanie imienia i adresu email jest warunkiem otrzymania odpowiedzi. Niepodanie jednej z tych informacji uniemożliwia obsługę zapytania.
3. Podanie adresu sklepu jest potrzebne, jeżeli Państwa zapytanie wymaga analizy konkretnego sklepu.
4. Podanie numeru telefonu i wybór wariantu zapytania są dobrowolne. Ich niepodanie nie uniemożliwia otrzymania odpowiedzi.
5. Podanie danych potrzebnych do zawarcia i wykonania Umowy jest warunkiem świadczenia usługi.
6. Podanie danych do faktury jest konieczne do rozliczenia Umowy. Bez tych danych administrator nie może prawidłowo wystawić dokumentu rozliczeniowego.
7. Podanie adresu email przy zapisie na listę oczekujących jest dobrowolne. Bez adresu zapis nie jest możliwy.
8. Zgoda na Google Analytics 4, Google Ads i cookies reklamowe jest dobrowolna.
9. Odmowa zgody nie ogranicza dostępu do Strony ani możliwości przesłania zapytania.

§ 11 Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka jest aktualizowana w razie zmiany przepisów albo sposobu przetwarzania danych.
2. Data aktualnej wersji jest wskazana na początku dokumentu.
3. O istotnych zmianach administrator informuje osoby, z którymi pozostaje w bieżącym kontakcie, jeżeli zmiana może wpływać na przetwarzanie ich danych.