Polityka prywatności

1. Administrator danych

Nazwa

Viromo Jakub Paśnik

Forma

Jednoosobowa działalność gospodarcza

NIP

5512645139

Email

jakub@viromo.pl

Telefon

+48 788 420 200

Strona

www.viromo.pl

Inspektor Ochrony Danych

Inspektora Ochrony Danych nie wyznaczyłem. Główna działalność Viromo nie polega na operacjach przetwarzania, które wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób na dużą skalę, ani na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych z art. 9 ust. 1 RODO. Nie wystąpiły przesłanki z art. 37 ust. 1 RODO.

W sprawach dotyczących Państwa danych osobowych proszę kontaktować się bezpośrednio: jakub@viromo.pl.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cytat podstawy prawnej:

a) Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego

• Zakres danych: imię i nazwisko, adres email, adres sklepu (URL), treść wiadomości.
• Cel: przyjęcie zapytania i przygotowanie odpowiedzi, w tym wstępna analiza adresu sklepu pod kątem usług oferowanych przez Viromo.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora w postaci odpowiedzi na inicjatywę kontaktową).
• Okres przechowywania: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, jeżeli zapytanie nie doprowadziło do zawarcia umowy. Po tym terminie dane usuwam.

b) Realizacja umowy o audyt lub wdrożenie

• Zakres danych: dane do umowy i faktury (nazwa firmy, NIP, adres, dane osoby upoważnionej), dane techniczne sklepu, dane kontaktowe osób upoważnionych.
• Cel: realizacja zamówionych usług audytowych i wdrożeniowych, wystawienie i rozliczenie faktur, kontakt z klientem.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe z ustawy o rachunkowości i ordynacji podatkowej).
• Okres przechowywania: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę (ustawa o rachunkowości, ordynacja podatkowa).

c) Marketing bezpośredni (cold mailing do firm)

• Zakres danych: publicznie dostępne dane firmy (email z CEIDG, KRS albo strony firmowej), nazwa firmy, wynik wstępnej analizy strony.
• Cel: jednorazowy kontakt z właścicielem sklepu internetowego w sprawie wykrytego problemu na jego stronie.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes), z wyraźnym osadzeniem w motywie 47 RODO.

• Okres przechowywania: do czasu zgłoszenia sprzeciwu albo 12 miesięcy bez odpowiedzi (po tym czasie adres usuwam z bazy).
• Rezygnacja: odpowiedź „STOP” na otrzymanego maila powoduje wpisanie adresu na listę wykluczeń w ciągu 24 godzin.
• Zgoda na komunikację handlową: wymagana zgodnie z art. 398 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (PKE). W cold mailingu do publicznych skrzynek służbowych firm zgoda jest interpretowana w świetle motywu 47 RODO. Każdy odbiorca może w dowolnym momencie zażądać zaprzestania kontaktów.

d) Pomiar odwiedzin strony (analityka bezcookiesowa)

• Zakres danych: zagregowane, anonimowe statystyki odwiedzin (liczba wejść, odwiedzane podstrony, kraj, typ przeglądarki i urządzenia). Pomiar realizowany jest metodą bezcookiesową (Cloudflare Web Analytics), bez plików cookies, bez identyfikatorów użytkownika i bez fingerprintingu. Dane nie pozwalają na identyfikację osoby.
• Cel: mierzenie ruchu na stronie i ocena jej działania w ujęciu zbiorczym, bez profilowania i bez reklamy.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora w prowadzeniu zagregowanej, anonimowej statystyki odwiedzin). Pomiar nie zapisuje informacji w urządzeniu końcowym ani nie uzyskuje do niej dostępu, więc nie wymaga zgody z art. 399 ust. 1 PKE.
• Czego nie używam do analityki: pomiar odwiedzin nie korzysta z Google Analytics, Meta (Facebook) Pixela ani Hotjara. Cookies marketingowe Google Ads opisuję w sekcji e poniżej, uruchamiają się wyłącznie po wyrażeniu zgody.

e) Marketing i pomiar skuteczności reklam (Google Ads)

• Zakres danych: identyfikator pliku cookie reklamowego, informacja o kliknięciu w reklamę i o wejściu na stronę podziękowania (konwersja), adres IP, dane przeglądarki i urządzenia. Dane te przetwarza Google.
• Cel: pomiar skuteczności kampanii w Google Ads (zliczanie konwersji) oraz remarketing, czyli wyświetlanie reklam viromo.pl osobom, które wcześniej odwiedziły stronę.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 399 ust. 1 PKE (zgoda na cookies inne niż niezbędne). Cookies marketingowe uruchamiają się dopiero po wyrażeniu zgody; do tego czasu tag Google działa w mechanizmie Consent Mode v2 domyślnie odmówionym, bez cookies i bez personalizacji.
• Wycofanie zgody: w każdej chwili, równie łatwo jak jej wyrażenie (art. 7 ust. 3 RODO), przez „Ustawienia cookies" w stopce. Szczegóły i lista plików: polityka cookies.
• Okres: zgodnie z polityką Google dla poszczególnych plików (np. cookie konwersji do 90 dni); zgodę przechowuję do jej zmiany lub cofnięcia.

3. Profilowanie i remarketing

Bez Państwa zgody strona www.viromo.pl nie profiluje odwiedzających: pomiar odwiedzin jest zbiorczy i anonimowy (sekcja 2d), a tag Google działa w trybie domyślnie odmówionym, bez cookies i bez personalizacji.

Po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe (sekcja 2e) Google przetwarza dane do pomiaru konwersji i remarketingu i może w tym celu tworzyć listy remarketingowe oraz profilować na potrzeby wyświetlania reklam. Profilowanie to nie wywołuje wobec Państwa skutków prawnych ani podobnie istotnych skutków w rozumieniu art. 22 RODO. Zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać.

Mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego (art. 21 ust. 2 i 3 RODO), w tym marketingu prowadzonego poza stroną, o czym mowa w sekcji 2c.

4. Odbiorcy danych

Państwa dane przekazuję podmiotom przetwarzającym, z którymi mam zawartą umowę powierzenia (art. 28 RODO), oraz, w zakresie reklamy uruchamianej po wyrażeniu zgody, dostawcom narzędzi reklamowych działającym w tym zakresie jako odrębni administratorzy:

5. Transfer danych do państw trzecich

Infrastruktura strony (hosting i CDN Cloudflare) oraz usługa wysyłki wiadomości z formularza kontaktowego (Resend) przetwarzają dane na serwerach w USA. USA są państwem trzecim w rozumieniu art. 44 RODO.

Cloudflare, Inc. uczestniczy w programie EU-US Data Privacy Framework, którego odpowiedni stopień ochrony Komisja Europejska potwierdziła decyzją wykonawczą 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. Status uczestnika można zweryfikować w publicznym rejestrze dataprivacyframework.gov.

Po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe dane trafiają także do Google LLC (USA) w ramach Google Ads. Google LLC również uczestniczy w programie EU-US Data Privacy Framework (decyzja wykonawcza Komisji 2023/1795). Bez Państwa zgody cookies marketingowe nie są ustawiane, a tag Google działa w trybie domyślnie odmówionym.

Niezależnie od tego stosowane są standardowe klauzule umowne (SCC) w rozumieniu art. 46 ust. 2 lit. c RODO, przyjęte decyzją wykonawczą Komisji 2021/914.

Kopię obowiązujących klauzul SCC oraz informacje o podstawach transferu mogą Państwo otrzymać na żądanie: jakub@viromo.pl.

6. Państwa prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO).
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO).
• Prawo do usunięcia, „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO).
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO).
• Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO).
• Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, proszę o kontakt: jakub@viromo.pl. Odpowiem w terminie miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO).

7. Bezpieczeństwo danych

Wdrożone środki techniczne i organizacyjne:

• Szyfrowanie połączeń HTTPS / TLS 1.3 na stronie i w komunikacji mailowej.
• Szyfrowanie nośników z danymi klientów (full-disk encryption).
• Ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osoby administratora.
• Regularne aktualizacje oprogramowania serwera i stacji roboczej.
• Nagłówki bezpieczeństwa HTTP (HSTS, CSP, X-Frame-Options, Referrer-Policy).
• 2FA przy logowaniu do panelu hostingu, poczty i narzędzi analitycznych.

Naruszenia ochrony danych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych:

• Zgłoszenie do PUODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia (art. 33 ust. 1 RODO).
• Zawiadomienie osoby, której dane dotyczą, jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko (art. 34 ust. 1 RODO).
• Dokumentowanie wszystkich naruszeń (art. 33 ust. 5 RODO).

8. Pliki cookies

Strona www.viromo.pl używa niezbędnych plików (wpis w pamięci lokalnej przeglądarki, który zapamiętuje Państwa decyzję o zgodzie) oraz, wyłącznie po wyrażeniu zgody, cookies marketingowych Google Ads. Pomiar odwiedzin pozostaje bezcookiesowy. Pełny opis, lista plików i sposób zmiany zgody znajdują się w Polityce cookies.

Cookies niezbędne nie wymagają zgody (art. 399 ust. 3 PKE). Cookies marketingowe uruchamiają się dopiero po wyrażeniu zgody (art. 399 ust. 1 PKE), w mechanizmie Google Consent Mode v2 domyślnie odmówionym. Zgodę mogą Państwo w każdej chwili zmienić lub cofnąć przez „Ustawienia cookies" w stopce (art. 7 ust. 3 RODO).

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Państwa dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w rozumieniu art. 22 RODO ani profilowaniu (zob. sekcja 3).

10. Zmiany w polityce

Politykę aktualizuję w razie zmiany przepisów albo sposobu przetwarzania danych. Data ostatniej aktualizacji widoczna jest na początku dokumentu. O istotnych zmianach informuję osoby, z którymi pozostaję w bieżącym kontakcie.